スタジオ予約システム詳細

 

 
予約管理
予約受付
  • 予約画面は台帳のように「横方向=時間」「縦方向=部屋」を配置したExcelの表示イメージで、全体の予約状況が瞬時にわかる「現場に強い」表示です。
  • 予約箇所は「予約者」「機材」「個人練習」「入金状況」「キャンセル料残額」など、アイコンや背景色で、多くの情報を直感的に確認できる見やすさは、現場の窓口で真価を発揮します。
  • スタート時間によって、部屋毎に時間をスライド表示できますので、部屋数が多いスタジオでも視認性はバツグンです!
  • オンライン決済の予約では自動的に入金済になり、キャンセルの抑止効果も期待できます!
予約受付img
予約変更
  • 予約の変更も自在に対応できます。
    一旦キャンセルして別の予約を登録する変更は実運用に耐えられません。
  • 現在の予約に対して「時間延長、短縮」「時間スライド」「部屋の移動」「利用日の変更」「機材の追加変更」等々。リザーブマート予約システムはあらゆる予約変更に対応できます。
  • 予約変更の場合でも機材の在庫も自動計算し、パック料金含めて再計算。さらに金額の調整もできます。
予約変更img
個人練習
  • 個人練習の予約も対応します。
    「人数」「受付時間」「利用時間帯」「利用時間」などの条件で受付をコントロール!
  • 個人練習の条件は、部屋別に可否設定や平日、土日祭日で営業時間が異なる場合でも、それぞれに対応しますので厳密な受付管理ができます。
  • 管理側だけで個人練習を受付けて、オンラインは個人練習のみ制限する設定もできますので、効率良く部屋を決定する運用も可能です。
個人練習img
キャンセル機能
  • 予約変更と同様に、柔軟なキャンセル処理が可能で、例えば一部の時間だけキャンセルしたり、その時間のキャンセル料を任意に発生させることも柔軟に対応します。
  • キャンセルを制限する期限も設定できますので、キャンセル料が発生する期限と連動させた運用に対応します。
  • キャンセル機能は部屋とは別に、機材も別のキャンセル条件を設定することも可能です。
キャンセル機能img
入金管理
  • 利用料やキャンセル料も含めて入金管理が可能です。
    未入金と入金済の識別はアイコンで識別。さらにキャンセル料が発生している方も、専用のアイコンで識別できますので、タイミング良くスマートなキャンセル料請求が可能になり「請求忘れ」から解放されます。
  • 出納管理や入金情報も予約データと連携し、入金漏れやキャンセル料の回収漏れを、利用日や受付日の条件で膨大なデータの中から瞬時にリストを表示してダウンロードも可能にしていますので、日々の日計管理が可能になり、分析データにも反映されます。
  • オンライン決済の予約は自動的に入金登録されますので、入金処理が不要になり業務効率が向上します!
入金管理img
予約検索
  • 膨大な予約からピンポイントで予約を見つけたり、リスト化する作業も容易な業務になります!
    複数のリストから個別の詳細画面に移行したり特記事項の書き換えなど、キャンセル済のデータも対象にして管理できます。
  • 予約検索は部屋の予約だけではありません。機材の予約状況も検索できますので、外部に貸し出した機材や部屋予約の貸し出し機材など、充実した検索機能で業務の効率を高めます。
予約検索img

 

会員管理
会員登録
  • 管理側で会員登録のみ、またはオンライン会員登録も許可。どちらの運用にも対応!
    オンライン会員登録は「認証完了」か「未承認」の識別も可能で成りすまし会員を防止できます!
  • 登録番号やメールアドレスでログインする運用にも対応!
    ログインは登録番号以外に、メールアドレスでログインしていただける運用にも対応。会員様の利便性を高める配慮がされています。
  • 有効期限も管理できますので、年会費の管理や連絡先の更新など、会員情報は常に新鮮です。
会員登録img
各種会員検索
  • 膨大な会員情報から「登録番号」「氏名」「電話番号」などでピンポイントで検索したり、ギター属性の会員だけをリスト化するなど、ワンランク上の会員管理が可能です。
  • 会員様ごとの「予約履歴」や「機材利用履歴」にも連携し、さらにキャンセル料管理も一元管理できる機能を提供できます。
  • 会員様の個人情報は、漏洩や改ざんにも配慮した仕様で、一般スタッフと管理者と権限を切替えて運用できますので個人情報保護法に則った運用にも対応。
各種会員検索img
メール送信機能
  • 「予約」「変更」「キャンセル」の都度、会員様と管理側に確認メールを自動送信。
    また、管理側の処理では、メール送信を選択することも可能です。
  • 自動送信メールは、店舗ごとに登録した案内文をメールに追加することもできます。
  • 「一斉メール」送信も可能です。
    送信内容に合わせ、特定の会員属性の方だけに絞り込んで一斉送信するなど、販促用途でも活躍します。
  • 「予約メール」などの定型メールに、任意の文言を登録して運用できます。例えば、キャンセルメールにはキャンセル料の支払期限や振込先を登録するなど処理毎に最適なご案内ができます。
メール送信機能img
会員属性
  • 運用スタイルに合わせて任意の「会員属性」を準備することができます。
    つまり「ギター」「キーボード」「ボーカル」や、ダンスなら「ヒップホップ」「クラッシック」「ストリート」など任意の属性を登録して、会員情報を高度に利用した運用が実現します。
会員属性img
不正会員管理
  • 大切な会員様の中には、何らかの理由で抹消が必要になる場合があります。
    このような場合「抹消者」を管理する機能も備えており、もう一度、正規会員に復帰させたり、「不正新規会員登録」を防止するなど会員様を総合的に厳格管理できます。
不正会員管理img
パスワード再発行
  • パスワードは、会員様で自動再発行する機能を備えていますので、パスワード紛失の都度、窓口で対応する手間はかかりません。
  • 再発行するための情報まで紛失の場合でも対応できる機能を備えていますので、会員にやさしい負担の少ない対応を可能にします。
  • もちろん、管理側でパスワードを発行する機能も備えていますので、窓口でパスワード発行も可能です。
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グループメール
  • 予約確認メールを、会員様以外のバンド、サークルのメンバー全員に送信する機能です。
  • 「予約」をメンバーに連絡する手間や、間違い防止にも役立ちます。
  • メンバーのアドレスが変わった場合でもメンテナンス画面でいつでも変更可能です。
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スマホ対応
  • 会員様側はスマホにも対応しており、自動的にスマホシステムで閲覧が可能です。
    また、端末によらずパソコンやスマホ固定で閲覧することもできます。
  • スマホの限られた画面サイズでも、部屋数が多い場合や、24時間営業など長時間の表示にも配慮した見やすく操作性も高いインターフェースをご利用いただけます。
スマホ対応img

 

システム管理
予約条件設定
  • 会員様側の受付条件を設定できます。
    例えば、24時間営業でも深夜の時間帯は非公開にしたり、特定の部屋だけオンライン予約を制限。また、会員以外は予約状況を非公開にした運用にも対応できます。
  • 30分単位の時間枠でも、最低1時間以上または1時間単位等の予約条件設定も可能です。
  • 自治体により、青少年保護育成を目的とした条例にも配慮したシステムで、学生の特定時間帯の予約を制限する運用にも対応しています。
受付条件img
スタート時間設定
  • 00分や、30分スタートなど部屋別に利用時間をスライドした運用にも対応しています。
  • 予約画面は、部屋毎に設定したスタート時間に応じて時間軸をスライド表示できますので、選択しやすく操作性を高めた運用に効果的です。
  • スタート時間の運用を、運用途中から開始または、終了の場合でも、年月をセットしてスムーズな運用変更ができます。
スタート時間img
部屋別予約設定
  • 部屋別に予約条件を設定することもできます。
    例えば、特定の部屋だけオンライン予約を制限したり、完全に非表示にして管理側だけで受付管理するような設定もできます。
  • また、個人練習の設定と組み合わせて、運用スタイルにフィットさせたシステムにチューニングして頂くことができます。
部屋別予約設定img
スケジュール設定
  • 予約時間は「平日」「土日祝日」「休日前」「年末年始」等々。さまざまな時間枠の「スケジュール」を準備して年間を通して柔軟に運用できます。
  • 「スケジュール」は、料金マスターとシームレスに連携しますので、どんな時間枠の運用にも対応できます。
スケジュール設定img
カレンダー設定
  • 複数の時間枠スケジュールを1ヶ月単位でカレンダー登録して運用できます。
    月単位で使用するスケジュールは選択が可能で、「曜日」や「日」ごとに設定できます。
  • 予約日を選択するカレンダーに、イベントを表示させる「カレンダーイベント機能」も搭載。
    例えば、「リニューアルサービス期間」などをカレンダーに色を変えて表示させて、さりげなく効果的な集客を実現できます。
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料金設定
  • 利用料金は、部屋毎に時間枠「スケジュール」と連携して、繁忙時間帯など時間枠単位でさまざまな料金体系を実現できます。
  • 料金体系は、まさに「売上げの要」。
    時間毎の料金はもちろん「一般会員」「学割」「個人練習」「パック料金」「早割料金」等々を必要に応じて部屋毎に設定し、どんな料金体系にも対応できます。
  • 料金は、機材にも連携し「時間単位」や「予約単位」など、様々な料金体系に対応します。
料金設定img

 

管理者権限
経営分析機能
  • 予約データは、経営分析データとしてすべて使い尽くします。
    表とグラフを基本に、A4印刷を前提にしたレイアウトで、全体の実績、時間帯傾向、機材利用状況、入金キャンセル状況、利用者の実績等々、さまざまな角度から分析できる各種帳票を出力することができます。
  • 数字は嘘をつきません。
    蓄積されたデータを定期的に分析することで必ず傾向が現れます。強味をさらに強く、問題点は早めの対処を可能にしてくれる貴重な予約データをすべて使い尽くします。
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ダウンロード
  • システム内のデータをCSV形式でダウンロードできます。
    予約情報はもちろん会員情報、機材情報など、必要な情報を選択して、項目ごとに細分化して編集、管理できるダウンロード機能をご利用いただけます。
  • ダウンロード機能は、管理者権限のある方だけが使用できる構成で、セキュアな運用に配慮したシステムです。
  • さらに、スタッフ管理機能を追加すると、高度にセキュリティレベルを高めた運用が実現します。
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スタッフ機能
  • 「情報漏洩は内部から」という現実にも対応します。
    高いセキュリティ運用を実現できる機能で、ダウンロードはもちろんデータの変更等の操作は全てログに記録されますので不正の抑止効果と、万が一の不正の証拠を残すことが可能です。
  • スタッフ毎に操作権限を細分化して設定できます。
    例えば、日常の予約受付スタッフ、システム管理スタッフなど、システムの操作権限などを細分化して業務範囲を管理することができます。
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パスワード管理
  • システムのパスワードを変更いただけます。
    ポピュラーなセキュリティ管理ですが、定期的な変更でセキュリティレベルを維持する機能として管理者権限の方が操作できるシステムです。
  • システムのパスワード以外にも、セキュリティエリアである管理者エリアのパスワードも変更する機能を備えています。
パスワードimg

 

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