公共施設予約システム詳細

 

 


予約管理
予約受付
  • 予約台帳のように「横方向=時間」「縦方向=部屋」に配置。すべての部屋の予約状況が瞬時にわかる「現場に強い」表示です。部屋毎に画面を切り替える必要はありません。
  • 特に、体育館アリーナは面を分割して表示し、さらに連携する場所は自動的にクローズします。
  • 予約箇所は「予約者」「備品」「入金状況」「キャンセル料残額」など、アイコンや背景色で、多くの情報を直感的に確認できる見やすさは、現場の窓口で真価を発揮します。
  • 例えばホールなど、利用日直前の30日以内の予約制限したり、在住者のみ利用可能など多くの条件設定項目で予約受付をサポートしてくれます。
予約受付img
予約変更
  • 予約の変更も自在に対応できます。
    一旦キャンセルして、新たな予約をする変更運用では、実運用に耐えられません。
  • 現在の予約に対して「時間延長、短縮」「時間スライド」「部屋の移動」「利用日変更」「備品の追加変更」等々。リザーブマート予約システムはあらゆる予約変更に対応できます。
  • 予約変更でも、備品在庫や利用料も自動計算し、納付額に差額が生じても追加入金や還付金にデータが連携しています。
予約変更img
利用目的
  • 利用目的を部屋に連携させて、許可した利用用途で受付ができます。
    つまり、許可された利用目的だけで受付しますので、許可しない利用を未然に防止します。
  • 利用目的は「体育施設」「文化施設」や「屋外施設」「屋内施設」などの分類に登録できます。この分類を施設に関連付けて、分類に含まれる利用目的を各部屋に関連付けて運用できます。
  • 利用目的は、最大320種類もの任意の利用目的名称を登録できますので、多種多様な施設にも対応できます。
利用目的img
利用許可申請書の出力
  • 利用許可書や申請書は、施設ごとのレイアウトフォームで出力することができます。
  • 施設ごとに条例で決められたレイアウトにカスタマイズして、利用日時、利用場所や利用目的など、予約の内容を帳票に反映して出力できます。
  • 出力は、管理側だけで出力する運用や、利用者側でも出力して持参いただく運用でも施設ごとに対応することができます。
利用許可申請書img
キャンセル機能
  • 予約変更と同様に、柔軟なキャンセル処理が可能です。
    例えば、天候急変など一部時間だけのキャンセルができますので、その時間の利用料を還付処理することも柔軟に対応できます。
  • オンライン予約を許可している施設では、キャンセルを制限する期限も設定できますので、利用者都合の勝手なキャンセルを防止したり、納付済みの利用料をキャンセル料に振替える徴収管理もできます。
キャンセル機能img
出納管理
  • 利用料の納付や還付など出納管理が可能です。
    利用料の納付や還付が必要な予約は、識別できるアイコンが表示してシステムが知らせます。
  • 出納管理や入金情報の画面でも、未納付や還付漏れを、膨大なデータの中から瞬時に検索することもできます。またcsvダウンロードができますので別システム管理にも対応できます。
  • オンライン決済の予約では自動的に入金登録されますで、入金処理の手間が無くなりさらに業務効率が向上します!
入金管理img
予約検索
  • 膨大な予約からピンポイントで予約を見つけたり、リスト化する作業も容易な業務になります。
    仮予約のリストを抽出したり未納付の予約を抽出するなど、アナログ管理では比較にならないスピードと正確さで運用を支援できます。
  • 予約検索は部屋の予約だけではありません。
    備品も予約されている場合は備品名と数量も確認することができます。
  • また、予約ごとに特記事項の入力や更新もできますので、検索したリストから各特記事項を閲覧することもできます。
予約検索img
抽選管理
  • 抽選で受付ける施設にも対応します。
    「受付期間」「抽選日」「当選確認期間」は施設や抽選月単位で、柔軟に設定できます。
  • 1つの申込みは、最大第5希望まで受付ける設定もできますので、利用者の希望を反映しやすい住民ファーストの運用が実現できます。
  • 例えば、テニスコートでは「Aコート」「Bコート」どちらでも良い場合もあります。このような場所を選ばない「どこでも申込み」の選択で当選率を高めます。また、「時間セット申込み」では、例えば「4時間の申込みで1時間だけの当選はしない申込み」このような希望も受付けるユニークな機能で、空きを作らない利用率の高い施設運営ができます。
抽選管理img
プリセット機能
  • 長期間開催されるイベントなど、複数日、時間、部屋をセットにして予約することができます。
  • プリセットは、予約以外に閉鎖処理にも対応しています。
    閉鎖処理は、予約データとせずに場所を確保して利用者側に内容を表示できる機能で、例えば「市民体育大会」「床張り替え工事」のように表示して場所を確保することができます。
プリセット予約img
イベント管理
  • 例えば「10月度市民テニス教室」など、10月の日曜日5回開催されるようなイベントを定員を設けて受付管理ができます。
  • 月単位でイベントをリスト表示して申込みを受付けることができます。
  • 例えば、申込者の年齢を限定したり、経験値を選択するラジオボタンを設けたり入力項目をカスタマイズすることもできます。
イベント管理img
 


利用者管理
利用者登録
  • 窓口で利用者登録か、またはオンライン利用者登録のどちらの運用でも対応できます。
    オンライン利用者登録では本人「認証済み」「未承認」の識別ができますので、成りすまし利用者を防止できます!
  • 登録番号やメールアドレスでログインする運用にも設定できます。
    ログインは登録番号以外に、メールアドレスでログインできる運用にも対応。利用者の利便性を高める配慮がされています。
  • 利用者ごとの有効期限も管理できますので、連絡先変更など利用者情報を常に新鮮に保てます。
利用者登録img
各種利用者検索
  • 膨大な利用者情報から「登録番号」「氏名」「電話番号」「有効期限」など、ピンポイントやあいまい検索でリスト化するなど、ワンランク上の利用者管理が可能です。
  • 利用者ごとの「予約・キャンセル履歴」や「備品利用履歴」にも連携し、さらに「利用料」「還付」「キャンセル料」管理も一元管理できる機能を提供しています。
  • 利用者の個人情報は、漏洩や改ざんにも配慮した仕様で、一般職員と管理者と編集権限を切替えた運用ができる個人情報保護に配慮した仕様です。
各種利用者検索img
利用者属性
  • 利用者ごとの各フラグにより利用料や教室・イベントの案内、登録情報の更新など、膨大なデータを詳細に最適な利用に紐づくフラグで対応できます。
  • 「在住区分」や「利用者区分」によって利用料や利用施設を限定したり、「種目」などの属性名称で関連付けた競技の方に絞り込んで教室やイベントの案内を送るなど、住民の積極参加を促し活性化された社会と施設の稼働に貢献します。
  • 利用者情報を最新に保つためには定期的な更新が求められます。
    有効期限から該当者を抽出したり、予約情報に有効期限切れのアラート表示をするなど情報を最新に保つ運用を可能にします。
利用者属性img
抹消者管理
  • 利用者の中には、何らかの理由で抹消が必要になる場合があります。
    このような場合「抹消者」を管理する機能も備えており、もう一度、正規利用者に復帰させることもできます。
  • 不正な新規利用者登録を防止することができます。
    抹消者データを常に監視しますので重複登録を許さず、不正利用者の再登録を防止するなど利用者情報を厳格に管理できます。
不正会員管理img
パスワード再発行
  • パスワードは、利用者自身で自動再発行する機能を備えていますので、パスワード紛失の都度、窓口で対応する手間を減らします。
  • 再発行するための情報まで紛失の場合でも対応できる機能を備えていますので、利用者にやさしい負担の少ない対応を可能にします。
  • もちろん、管理側でパスワードを発行する機能も備えていますので、窓口でパスワード発行も可能です。
パスワード再発行img
グループメール
  • 予約処理の時に自動送信される確認メールを、予約者以外のサークルなどメンバー全員にも送信する機能です。
  • 利用日時、場所、などの予約内容をメンバーに連絡する手間や、間違い防止にも役立つ利用者にうれしい便利機能です。
グループメールimg
スマホ対応
  • 利用者側はスマートフォンにも対応しておりますので、いつでもどこでも予約状況の閲覧や抽選申し込みができます。
    また、端末によらずパソコンやスマホ固定で閲覧することもできます。
  • スマホの限られた画面サイズでも、部屋数が多い場合や、24時間営業など長時間の表示にも配慮した見やすく操作性の高いインターフェースを利用者に提供します。
スマホ対応img
 


システム管理
予約条件設定
  • 施設ごとに各種の受付条件を設定できます。
    例えば、空き状況だけ公開した運営。特定の部屋だけオンライン予約を制限。また月初などの新しい月日の更新日は、WEB予約の解禁時間を遅らせて窓口予約を優先する運用にも対応します。
  • 最低1時間以上の予約を条件にしたり、準備が必要なホールなど数日内の直前予約を制限するなど月単位、日単位、時間単位で条件設定した運用もできます。
  • 施設を確実に利用していただくためにも、施設ごとにキャンセルを受付ける期間を変えた運用もできます。
予約条件設定img
各種確認メールの自動送信
  • 予約や予約変更、リマインダーメールやキャンセル、抽選申込みや当選落選メールなどが利用者と管理側に自動送信します。
  • 1施設当たり12パターンもの確認メールは、それぞれ管理側と利用者側の20パターン以上にも及び、それぞれの処理内容で自動送信されます。
  • さらに、各メール内容は動的に変化する固定表記以外に、施設に合わせた内容を追加変更することで、より的確な内容にして送信する編集機能もご利用いただけます。
各種確認メール自動送信img
スケジュール設定
  • 予約時間は「平日」「土日祝日」「午前・午後・夜間」などの時間区分はもちろん、屋外施設では「夏期時間」「冬期時間」などさまざまな時間枠の「スケジュール」を登録して、施設毎に年間を通して柔軟に運用できます。
  • また、時間枠の一部の部屋の時間だけ「電話対応」にしたり1コマ単位できめ細かな設定もできます。
スケジュール設定img
カレンダー設定
  • 複数の時間枠スケジュールを月単位でカレンダー登録して運用できます。
    月単位で適用する「スケジュール」を「曜日」や「日」ごとに登録できます。
  • また、標準では12ヶ月先までカレンダー登録でき、この期間を24ヶ月や36ヶ月先まで延長するご要望にもカスタマイズ対応できますので、数年後の大規模なイベントも事前に場所を確保した施設運営にも対応いたします。
カレンダー設定img
料金設定
  • 利用料金は、部屋毎に時間枠「スケジュール」と連携して、時間枠単位で料金を登録できます。
  • 料金体系は、時間毎の料金はもちろん「在住・非在住」「営利利用」「入場料徴収」や「××団体」のように独自名称の料金項目を登録してそれぞれの料金をマスター登録することができます。
  • また、1時間枠単位でも「午前・午後・夜間」のように、例えば8時~12時を連続利用の場合「午前」枠料金として独自料金にする設定も可能です。
料金設定img
設備・備品管理
  • 施設ごとに設備や備品も管理できます。
    管理側だけで予約管理する設備や、オンラインで部屋と備品を同時に予約できる設定など、備品ごとに施設に合わせたマスター登録が可能です。
  • 各備品は予約と同時に在庫が引き当てられますので、時間単位で在庫管理して重複貸出のトラブルから解放されます。
  • 料金も、各設備・備品単位に時間単位料金や1件の予約単位料金など、複雑な料金にも対応した登録が可能です。
設備・備品管理img
オンライン決済
  • 施設の予約完了と同時に利用料金の決済を完了できます。
  • 事前決済によって、キャンセル率を低減させる効果が期待できます。
  • 決済方法はクレジットカード決済が基本で、コンビニ決済など様々な決済方法も選択可能です。
  • 弊社の決済システム導入は無償でご利用いただけます。
    ※1 決済会社とのご契約が必要になります。
オンライン決済img
 


管理者権限
運営分析機能
  • 予約データは、経営分析データとしてすべて使い尽くします。
    表とグラフを基本に、A4印刷を前提にしたレイアウトで、全体の実績、時間帯傾向、機材利用状況、入金キャンセル状況、利用者の実績等々、さまざまな角度から分析できる各種帳票を出力することができます。
  • 数字は嘘をつきません。
    蓄積されたデータを定期的に分析することで必ず傾向が現れます。強味をさらに強く、問題点は早めの対処を可能にしてくれる貴重な予約データをすべて使い尽くします。
経営分析img
ダウンロード
  • システム内のデータをCSV形式でダウンロードできます。
    予約情報はもちろん利用者情報、備品設備情報など、必要な情報を選択して、項目ごとに細分化して編集、管理できるダウンロード機能をご利用いただけます。
  • ダウンロード機能は、管理者権限のある方だけが使用できる構成で、セキュアな運用に配慮したシステムです。
  • さらに、職員管理機能を追加すると、高度なセキュリティレベルの運用管理が実現します。
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スタッフ機能
  • 「情報漏洩は内部から」という現実にも対応します。
    高いセキュリティ運用を実現できる機能で、ダウンロードはもちろんデータの変更等の操作は全てログに記録されますので不正の抑止効果と、万が一の不正の証拠を残すことが可能です。
  • 職員毎に操作権限を細分化して設定できます。
    例えば、日常の受付職員、システム管理職員など、システムの操作権限などを細分化して業務範囲を管理することができます。
スタッフ管理img
パスワード管理
  • システムのパスワードを変更いただけます。
    ポピュラーなセキュリティ管理ですが、定期的な変更でセキュリティレベルを維持する機能として管理者権限の方が操作できるシステムです。
  • システムのパスワード以外にも、セキュリティエリアである管理者エリアのパスワードも変更する機能を備えています。
パスワードimg

 

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