施設・貸会議室予約管理システムよくある質問

 

よくある質問/Q&A

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下記に該当しない「ご質問」は、「お問合せ」から遠慮なくご質問ください。
導入 について
システム導入のイメージがわかりません。
システム導入でお渡しするものは2つだけです。
  1. 管理画面の「ログイン情報」
  2. 施設のWEBサイトで利用者様が予約画面を閲覧する「ボタン」
これだけで、システム導入完了と考えていただければ結構です。
施設のWEBサイトにボタンを追加するだけで、パソコン、スマホで閲覧できるようになります。
申込みから稼働までの期間は?
ご利用プランや管理する施設の規模によりますが、設定に必要な情報が全て整った段階から1週間程度でIDをお渡しできます。
但し、カスタマイズのご要望がある場合は、その内容によりお時間を要する場合もございます。
その後、システムに慣れていただく本稼働までは1ヶ月程度です。
現在稼働中の別システムから「予約データ」や「登録者データ」を移行できますか?
プレミアムプラン以上の場合は「登録者データ」の移行は可能です。
但し、登録項目のデーター形式を同じデータに整える等々の条件がございます。
また「予約情報」のアップロードは不可能とお考えください。
お客様で1件ずつで再登録していただく作業が操作に慣れることにもつながりますが、どうしても登録作業の代行をご希望の場合はご相談ください。データ件数により有償でお受けすることも可能です。
システムの操作説明に来てもらうことは可能ですか?
可能です。
「お試し利用」で「操作説明に来訪希望」の旨をご記入いただきお申込みください。
スケジュールを調整させていただきます。
システム稼働後に、操作研修会を実施することは可能ですか?
有償となりますが可能です。
研修期間などのご希望をいただき、お見積をご提示させていただきます。
遠隔地のためサポートが不安です。
操作の説明や運用方法のご相談など、お客様と全く同じ画面を拝見しながらお電話で操作説明できる体制がございますので、ご担当様の隣で操作説明しているのと同じ状況でご説明できます。
つまり、遠隔地でも近隣の場合でも変わりません。無償で対応できます。(平日午前9時~午後6時)
また、お時間がある場合はメールでもお受け致します。
運用する担当者はパソコンに不慣れですが操作可能ですか?
ゆっくりでもキーボードで文字、数字の入力や、マウスでクリックやスクロールの操作ができればまったく問題ございません。
システムは画面遷移を減らして「直観的に操作できるシステム」と評価いただいています。
ホームページに追加する「予約」ボタンの追加方法がわかりません。
ホームページの更新管理が可能でしたら、ボタンの設置は極めて簡単です。
お渡しする5行程度のhtmlソースを、ボタンを表示させる画面の場所にコピーするのみです。
ホームページの制作を外部に委託されている場合など、委託業者様と事前にお打合せさせていただきます。
エコノミー/ベーシックプランからプレミアムプラン以上に移行できますか?
可能です。
移行先プランの初期費用を新たに頂戴いたしますが可能です。
また、予約データ、利用登録者データ、各種のマスターデータ含めてデータ移行も可能です。データ移行は有償となりますが確実な移行が可能です。
なお、プレミアムプラン以上からエコノミー/ベーシックへのプラン変更も可能ですが、データ移行はできません。
別々の複数団体で施設を管理できますか?
オプションの「スタッフ管理機能」をご利用いただければ可能です。
登録したご担当様ごとに運用する施設を割り当て、さらに操作できる画面を制限する運用が可能です。
但し、管理団体が別でも利用登録者にとりましては施設に垣根はありません。従いまして「利用登録者の管理」は、各団体の管理者レベルでどちらでも対応できるように運用ルールを作る必要があります。
過去の予約データは、いつまで閲覧できますか?
予約データは過去12ヶ月まで保存され、いつでも閲覧したりダウンロードすることが可能です。
12ヶ月以上過去の予約データの保存、またはデータ抹消が不可の場合はプレミアム以上で、ご希望の保存期間のカスタマイズ対応となります。
ご提案として、毎月初に前月データをダウンロード保存いただく運用もご検討頂けると思います。
使用中の請求書レイアウトで出力できますか?
弊社標準レイアウトで出力する機能がございます。
但し、お客様ごとの独自のご希望レイアウトにカスタマイズすることも可能です。
最低利用期間の制限はありますか?
ご利用期間に制限はありません。短期間でご解約いただきましても違約金などもございません。
独自ドメインで運用できますか?
プレミアム以上のプランでご利用いただければ、独自ドメインで運用していただけます。
また、ドメインはお客様で取得、管理していただくことも可能です。この場合はドメイン維持管理費用は不要です。
予約システムを使用するために必要なソフトウェアは?
インターネットを閲覧できる環境だけでご利用いただけます。
つまり、「Edge」「Internet Explorer」「Safari」「Firefox」「Google Chrome」「Opera」などのブラウザだけでご利用いただけます。
「予約システム」としての運用期間はどのくらい実績がありますか?
施設の重要な業務システムになりますので業者選択の基準は「事業の継続性」も重要です。
リザーブマートはおかげさまで2000年からお客様への実運用を開始しており、19年以上の運用実績で「クラウド予約システム」として最も長い実績がございます。
途中で事業を止めてしまう業者が多い中で、今後も重要な業務インフラシステムを継続的に提供いたしますので安心してお任せください。
機能について
施設ごとに予約を受け付ける期間を設定できますか?
何カ月先まで予約を受け付けるか?の設定ができます。
例えば、会議室は3ヶ月先まで予約受付け。ホールは6ヶ月先まで予約受付けのように別々で設定できます。
なお、管理側は施設の設定期間に関わらず12ヶ月先まで予約登録することができます。
管理側で先行して事前に予約登録しておくことはできますか?
管理側は、12ヶ月先まで予約登録することができます。
但し、カスタマイズによって期間の拡張も可能です。
「大会議室」を2つの会議室に分割して貸し出す管理はできますか?
可能です。
例えば「大会議室」を「A会議室」「B会議室」で管理する場合、「大会議室」を予約すると、自動的に「A会議室」「B会議室」が「×」になります。
また、「A会議室」または「B会議室」が予約された場合「大会議室」が「×」となります。
さらに、4分割や6分割などの多分割にも対応できます。
一部の施設や一部の部屋だけ、「空き状況の公開」や「完全非公開」で運用できますか?
可能です。
「施設単位」や「部屋単位」で「空き状況だけ公開」や「完全非公開」に設定して、予約受付は全て管理側システムで登録する運用もできます。
利用者登録を、現地の施設窓口(管理画面)以外からオンライン登録が可能な仕様にできますか?
基本設定は窓口ご担当の方が個人認証後に利用者登録いただく設定です。
この設定を「オンライン利用者登録可」に切り替えますと、利用者側画面でも規約など同意後にオンラインで利用者登録を受け付ける運用が可能になります。
施設の利用時間が、平日や土日祝祭日によって変わりますが対応できますか?
施設ごとに貸出し時間を設定できます。
貸出し時間は「1時間単位」や「2時間単位」「30分単位」「1時間30分」など、さまざまな時間枠で1日の貸出時間を構成することができます。
従いまして、平日、土日祝祭日による貸出し時間の設定も可能です。
利用登録者の個人情報の変更やダウンロードは、権限がある担当者に限定できますか?
個人情報に関する取り扱いは、管理者パスワードが必要な画面でのみ操作が可能です。
つまり、通常業務のご担当さまと管理者さまは、管理者パスワードで権限を明確にした運用管理が可能です。
予約受付完了したら、受付メールは届きますか
予約の受付や変更キャンセルの都度、システムが受付メールを自動的に送信します。
受付メールは、管理側と利用者に同時に送信されます。
また、利用者へ送信「する」「しない」を選択することもできます。
受付ける期間の更新は「月単位」ですか?「日単位」で更新ですか?
どちらの運用にも対応できます。
例えば、1ヶ月先まで予約を受付る設定で、本日が5月10日の場合、「月単位」更新の場合は6月末まで受け付け可能で、更新日の6月1日になると7月末まで受付可能に更新されます。
「日単位」更新の場合は、本日が5月10日の場合、6月10日まで受付可能で、5月11日になると6月11日まで受付可能になります。
利用当日のオンライン予約を制限できますか?
可能です。
直前の受付を制限する機能で、「1日以内は予約不可」に設定すると、利用当日のオンライン予約を制限して、利用日が当日の予約は管理側だけで受付ける運用ができます。
また、「1時間以内を制限」のように時間単位で制限する設定も可能です。
「一般」や「指定業者」など、利用者の区分によって使用料を算出したり利用施設を制限できますか?
例えば「一般」「指定業者」など区分をマスターに登録することで、該当する利用者の料金を自動的に算出できます。
また、施設ごとに利用可能な区分を設定しておけば、該当利用者だけに貸出せる運用も可能です。
利用者画面に施設ごとの画像表示や駐車場有無、地図情報を表示させることはできますか?
ご要望に応じて、部屋ごとの画像や「駐車場有無」「エレベータ有無」などをアイコンで表示させたり、GoogleマップやYahoo地図のURLを登録することで、利用者画面に施設の詳細案内ができ、管理画面でいつでも変更できるメニューを追加できます。
キャンセルの受付は窓口のみの運用はできますか?
利用者のオンラインキャンセルを制限できます。
例えば、設定を「無制限」とするとオンラインキャンセルを受付けません。
また設定を「7日」とすると利用日から8日前まではオンラインキャンセルを許可し、7日前になるとオンラインキャンセルを受付けません。
つまり、キャンセルの受付は窓口のみの運用も可能です。
早朝、深夜の時間帯だけ、利用者側の表示を非表示にできますか?
例えば、利用者側の画面は「9時00分~20時00分」の表示で、実際の施設運用時間は「8時00分~21時00分」のように、前後1時間を非公開の時間で運用できます。
消費税や料金改訂などの場合に、自動で料金が切替わりますか?
消費税改定含めて「料金改定」にも対応しています。
例えば、4月から新料金とする場合、4月以降のカレンダーに反映するスケジュール時間を事前に登録して、紐づいた時間帯の料金マスターに新しい金額を登録しておきます。
これを4月のカレンダーに登録すると、利用日が4月の予約料金は新料金で表示します。
もちろん各々の備品料金も事前に新料金を登録するのみで自動的に新料金に切り替わります。
利用者のオンライン決済はできますか?
オンライン決済機能は標準でご提供できます。
決済は、クレジットカードで「VISA」「MasterCard」「JCB」「American Express」「Diners」「Discover」のクレジットカードに対応したオンライン決済が可能です。
但し、施設と決済システム会社でご契約が必要になります。
入金管理はできますか?未入金やキャンセル料、返金のチェックは?
入金(利用料、キャンセル料)返金管理ができる出納管理機能があります。
予約箇所は、未入金やキャンセル料が残っていることをアイコンで表示します。また、入金済の予約をキャンセルする場合、自動的にキャンセル料として振替え入金。返金する期間であれば返金に自動的に振替えます。
利用者のオンライン決済を利用の場合は、自動的に入金済となるように決済システムと連携しています。
部屋によって貸出しできない備品があります。
備品マスターに登録する場合、全施設で利用できる共通備品か?または特定の施設、部屋だけで貸出し可能な備品かを設定できます。
つまり部屋の予約時に、選択した部屋に紐づけされている備品だけが表示して選択できますので、誤って貸出し不可の備品を予約してしまうトラブルを防止できます。
複数の部屋で利用できる共通備品でも在庫管理できますか?
備品在庫数もリアルタイムで監視するシステムです。
従いまして、複数の部屋の同時間帯で、貸出しできる備品数を常にシステムがチェックしていますので、在庫数を気にせず安心して予約受付ができます。
備品の数量を時間ごとに変えて予約できますか?
可能です。例えば、複数備品でも「最初の1時間を1台、次の1時間は2台」などの予約受付ができます。
予約を変更する機能はありますか?
予約変更機能があります。
「利用日の変更」「時間の延長、短縮、スライド」「部屋の移動、追加」「備品の追加変更、数量の変更等など」...その他、予約変更する機能がございます。
一旦キャンセルして予約を再度登録する面倒な運用から解放されます。
利用登録者全員、または抽出した利用者だけに一斉メール送信できますか?
可能です。
施設で企画するイベントに関連する利用者だけを抽出して、案内メールを一斉送信できます。
料金について
「予約件数」や「利用登録者」が増えても月額利用料は変わりませんか?
「料金プラン」に表示の金額は全て定額です。
予約件数や利用登録者の増減による従量課金ではありません。
施設の追加や部屋の追加、削除は簡単にできますか?また、費用は発生しますか?
施設や部屋の追加、削除は簡単ではありませんので、誠に恐縮ですがいくらか作業費用を申し受けます。
データベースシステムは、施設や部屋の時間、料金、利用者など多くのデータが紐づけされて動作していますので、単純な抹消や追加はできないことをご理解ください。
従いまして、内容に応じて作業費用を頂戴しますが、金額は1,000円~20,000円/件の範囲で作業させていただきますのでご理解をお願いいたします。
操作方法など問い合わせのサポート費用は?
お電話や、メールによるサポート費用はありません。無償で対応させていただきます。
導入時の操作説明会や研修会等の場合は、別途お見積りさせていただき有償にて対応させていただきます。
カスタマイズの費用は?
カスタマイズは、内容により開発時間が大きく変わります。
特に、システムの根幹に関わるようなカスタマイズの場合は、100万円超えも有り得ますが、些細なカスタマイズと判断できる場合は、無償で対応させていただく場合もございます。
従いまして、カスタマイズ内容がイメージできる資料を頂戴してからお見積させていただく対応となります。
月の途中から利用した場合は、日割り計算してもらえますか?
誠に申し訳ございません。
料金は月額金額の固定料金で日割り計算はできません。ご了承ください。
一部の施設が改装工事で一定期間使えませんが、利用料は安くなりますか?
誠に申し訳ございません。
プランの変更がある場合を除き、施設の稼働が有る無しに関わらず利用料は変わりません。
年間一括払いも可能ですか?
承ります。
但し、途中でご解約がございましても返金できませんのでご了承ください。
その他
24時間365日のサービス提供ですか?
24時間365日ご利用いただけるサービス提供となります。
メンテナンスでサービス停止する場合はありますか?
システムを安定的に稼働させるためにメンテナンスは欠かせません。
従いまして、メンテナンス作業の中でも一定時間サービスを停止する規模のメンテナンス作業はまれですが、事前にご案内をさせていただいた上で、作業をさせていただく場合もあります。
障害発生時の対応は?
障害内容により数分で復旧の場合もありますが、基本的に1時間以内の復旧を目標としております。
但し、上位の回線や通信インフラ、災害など第三者の障害による場合は、この限りではありません。
サーバー環境やバックアップなど保全は?
サーバーシステムの動作環境は、空調や電源管理はもちろん耐震構造ビルで24時間有人監視の日本国内最大規模のデータ―センターで稼働しております。
また、予約データ、マスターデータなど各種データのバックアップシステムも構築しておりますので、万一障害が発生してもデータの保全は万全です。
データーセンターにつきましては「データーセンター環境」をご覧ください。
カスタマイズ追加の場合は、該当するソースコードをいただけますか?
誠に申し訳ございません。
ASP・SaaSクラウドによるサービス提供でございます。ソースコードの開示や納品はございません。

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